Современные компьютеры обладают огромным потенциалом для работы с информацией, но без должного управления данными царит беспорядок: данные разбросаны, противоречивы и некачественны. В условиях экспоненциального роста объемов и разнообразия информации, развитие технологий для ее эффективной обработки становится первостепенной задачей. При этом, несмотря на важность управления знаниями, ему часто уделяется мало внимания. Все это делает актуальным распространение, сохранение научных знаний и создание специализированных систем, что и является сутью управления знаниями. Стандарт ISO 30401:2018 определяет и конкретизирует основные принципы управления знаниями, включая процессы создания и использования знаний в организации, а также необходимые системы для их эффективной реализации.

ЮНЕСКО подчеркивает, что для свободного доступа к научным открытиям необходимо развивать электронные архивы и порталы, использующие современные информационные технологии. Эффективность таких крупных систем напрямую связана с грамотным управлением знаниями, особенно научными. Это включает в себя создание, распространение, применение и систематизацию знаний и информации. Ярким примером успешного управления знаниями служит работа МАГАТЭ по управлению ядерными знаниями, которая активно ведется с начала 2000-х годов.

В современной ИТ-сфере свободное программное обеспечение (СПО) стало весомой альтернативой коммерческим продуктам, предоставляя пользователям ряд ключевых преимуществ. К ним относятся: свобода установки, бесплатное использование, возможность внесения изменений и распространения программ. В то же время, коммерческое ПО часто не гарантирует полной прозрачности и может содержать незадокументированные возможности. Российское правительство осознало важность СПО и в 2010 г. утвердило план перехода федеральных органов и бюджетных организаций на его использование. Этот процесс активизировался с 2014 г., а с 2022 г. наблюдается ускоренный перевод на СПО ключевых сервисов российского электронного правительства. Цель – заменить дорогостоящее проприетарное ПО (Oracle, IBM, Microsoft) и зависимое от него аппаратное обеспечение (Solaris, VMware, Symantec, SPARC и др.) на более безопасные и открытые альтернативы – СПО и доверенное оборудование, лишенное скрытых уязвимостей. В Республике Беларусь в целях обеспечения безопасности информационных систем также принят ряд Указов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь, других министерств и ведомств.

Для повышения эффективности организации и успешной автоматизации процессов необходимо применять системный подход, основанный на глубоком понимании и управлении этими процессами. Автоматизация требует пересмотра и улучшения текущих технических, технологических и организационных процедур с целью устранения неэффективности, дублирования и лишних этапов. Этот подход соответствует международным стандартам ISO 9001, 9004 и 17025, поэтому разработка информационных систем, охватывающих весь рабочий цикл, должна базироваться на его принципах.

Благодаря современным ИТ-технологиям информация стала невероятно доступной, а поисковые системы – главным способом ее обнаружения. За последние 10 лет идет значительный прогресс в том, как собираются, обрабатываются, анализируются и распространяются знания. Сегодня получить доступ к нужной информации можно просто введя запрос в поисковик. Однако, как ни странно, многие официальные и корпоративные сайты до сих пор имеют слабые встроенные поисковые системы. Для преодоления данных проблем следует широко внедрять семантические технологии в управлении онлайн-информацией, позволяющие комплексно взглянуть на предметную область.

Таким образом, СПО, процессный системный подход и семантические технологии являются основой, на которой создаются современные информационные системы. Сюда также в обязательном порядке следует добавить методы и алгоритмы искусственного интеллекта.